反応してもらえるメールの書き方6つのポイント

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メールの回答をもらうのに苦労していませんか?なぜ返答がないのだろうか?シンプルな回答のはずなのに時間が掛かりすぎていないだろうか、 どうすればもっと早く受信者に反応してもらえるのだろうか?これは皆が経験していることだと思われる。
そこで今回は反応してもらえる6つの重要なヒントをまとめてみた。

メールは短く、分かりやすく

ソフトウェア製作会社のBoomerangがeメールの生産性についての調査をした。 用件だけの短いメールは反応が良く回答率が高い、文法や語彙、内容などを気にして長く書くよりは、短く感じの良いメールの方が生産性が上がるらしい。
さらに、文章も中レベルくらいの一般的に分かりやすい言葉で書かれている方は54%の回答率に対して、大学レベルの文章メールは39%と、 美しく知性あふれたある文を書く事に注力するのではなく、とにかく短くさらっとメールを書いてみるのが良いらしい。
この場合は、チャットとは違い、矢継ぎ早にならないように注意も必要である。

インフォグラフィックとは?

インフォグラフィック(英語: infographics)とは、情報、データ、知識を視覚的に表現したものである。 インフォグラフィックは情報を素早く簡単に表現したい場面で用いられ、標識、地図、報道、技術文書、教育などの形で使われている。
例えば、下記の図であるが、

インフォグラフィックス参考

世界的に見てソーシャルメディアの国別の普及率、ソーシャルメディアの数、ブランド、世界の状況が一目で分かるように工夫されている。
文字だけを読むよりもこのように図で整理されたものがあると非常に分かりやすく記憶にも残りやすい。今やロゴや自社ブランドのイメージの構築などのビジュアルなもので表現する事の 重要性が高まってきていることがわかる。
いかに早く情報をキャッチするかが大切で、全ての文章を読んでいる時間もないので、発信する側も視聴者、 いかに読者に分かりやすく表現できるかが大切なマーケティングのポイントとなる。

さらに、下記の図のように成功する人、しない人をまとめている図をDaily infographic.com のサイトで見つけた。これも非常に分かりやすく、 日常生活をどのように過ごしているか、心掛けによって人生が変わるかもしれない、何気ない日常も様々な事の積み重ねや決断で変わってくるものだということ。
本屋で立ち並ぶビジネス単行本など本一冊が書けるくらいの内容がこの1枚の図で分かりやすくまとめられているようだ。
情報社会において、大量の文字を読む事、書く事よりも、いかに早急に相手に自分の伝えたい事を分かりやすく表現し、 反応をもらえるかによって仕事の効率、人生の過ごし方に差が出てくる事は間違いない。

インフォグラフィック参考02

http://www.dailyinfographic.com/successful-people-unsuccessful-people

 

インフォグラフィック的メールの書き方

そこで、まず、最も多く使われているeメールであるが、人がメールと受け取った時の直観的な印象、 反応してもらえる、優先してもらえるメールの書き方をこのインフォグラフィック的な要素からどうすれば生産性を高められるのか、 回答・反応しやすいメールの書き方をまとめてみた。
先程の文章レベルについてだが、これをそれぞれのレベルごとの回答率分けていくと次の通り。

 

ポイント1

小学3年生くらいの文章レベルが一番読みやすい

比較図

 

ポイント2

感情を少し入れてみる。
メールの反応が良いのは、全くの感情のないニュートラルな文よりも、ポジティブもしくはネガティブな感情を少し入れてみると良い。

ネガティブな感情は13%+

ポジティブは感情15%+

 

ポイント3 

文字数は100文字位まで文字数はおよそ50-125の範囲が一番良いらしい。
この範囲の文字数だと50%の回答数。

 

ポイント4 

タイトルは3-4ワードがベストタイトルを入れていないメールに対する回答率は14%。

 

ポイント5 

メールの中に1~3の質問があれば回答率が60%。
自然と返答しないといけない気持ちになるように質問をしてみる。

 

ポイント6 

意見を述べるとさらに回答率が上がる

 

まとめ

自分の伝えたい事を全て書くのではなく、相手に分かりやすい文章で短めにまとめて印象が残るように書く事を心掛け、さらに自分なりの意見を少し入れてみたり、 相手に質問してみる事によって受信者が返答しやすいようなメールを作成する事を心がけたい。
すぐに実行してみよう。

 

 

参考サイト:7 Tips for Getting More Response to Your Emails

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